Pourquoi la part se calcule dans le croisé, et pas à côté
Rendre compte d'une répartition d'activité revient souvent à la même question : quelle place occupe chaque pôle dans l'ensemble. Le réflexe courant consiste à laisser le croisé dynamique afficher les heures, puis à écrire dans la colonne voisine une division par le total général. Le chiffre est juste le jour où il est écrit.
Un croisé dynamique change ensuite de hauteur : une actualisation qui fait entrer un nouveau pôle pousse les lignes vers le bas, un filtre qui en retire un les remonte. Les formules posées à droite restent où elles sont, donc les parts se retrouvent en face de la mauvaise étiquette ou renvoient des erreurs. Excel permet d'afficher un champ de valeur autrement que par sa somme brute, notamment en pourcentage : c'est le geste travaillé ici, dans le prolongement de la formation Excel.
La méthode, geste par geste
La séquence suppose une source propre : une seule ligne d'en-têtes, une ligne par saisie, aucune ligne vide intercalée, aucun sous-total déjà présent dans les données. N'utilisez que le jeu de données fictif de l'exercice et ne saisissez aucune information confidentielle ni donnée personnelle.
Le double emploi du champ est la clé : le premier exemplaire garde les heures lisibles, le second porte le pourcentage. Si les heures ne vous sont pas utiles, posez le champ une seule fois et modifiez seulement son affichage.
- Préparer la source fictive avec les colonnes Date, Pôle, Mission, Bénévole, Heures, les heures étant saisies en nombres.
- Sélectionner les données, utiliser Insérer puis Tableau croisé dynamique, et choisir une nouvelle feuille.
- Placer Pôle dans la zone Lignes et Heures dans la zone Valeurs : la somme s'affiche.
- Glisser une seconde fois Heures dans la zone Valeurs, sous le champ existant ; ce second exemplaire porte un nom distinct, du type Somme de Heures2.
- Clic droit sur une cellule de ce second champ, puis Afficher les valeurs sous, puis % du total général.
- Renommer l'en-tête en tapant par-dessus, par exemple Part du total, et régler les décimales dans Format de nombre.
Quelle option selon la lecture visée
Le menu propose plusieurs pourcentages, qui ne racontent pas la même chose. La question à se poser avant de cliquer est toujours la même : le 100 %, c'est quoi ? L'ensemble du croisé, une colonne, une ligne, ou le sous-total d'un niveau supérieur.
L'option % du total parent n'a de sens que si vos lignes sont imbriquées, par exemple Pôle puis Mission. Elle montre alors le poids de chaque mission dans son propre pôle, et non dans l'ensemble.
| Ce que vous voulez lire | Option à choisir | Base du 100 % |
|---|---|---|
| La part de chaque pôle dans l'ensemble du bénévolat | % du total général | Total des valeurs du croisé |
| La part de chaque pôle dans une période mise en colonne | % du total de la colonne | Total de la colonne |
| La répartition d'un pôle entre plusieurs périodes en colonnes | % du total de la ligne | Total de la ligne |
| Le poids d'une mission dans son pôle, en lignes imbriquées | % du total parent | Sous-total du niveau supérieur |
Mise en situation entièrement fictive
Exemple inventé pour l'exercice, sans lien avec une structure réelle. Un festival associatif imaginaire, appelé ici Les Trois Rives, a fait saisir les heures de ses bénévoles dans une feuille unique, à raison d'une ligne par créneau. Le croisé dynamique affiche 420 heures pour l'Accueil, 260 pour la Technique, 180 pour la Restauration, 90 pour la Billetterie et 50 pour la Communication, soit 1 000 heures. Ces chiffres sont fabriqués pour que les parts se vérifient de tête : 42 %, 26 %, 18 %, 9 % et 5 %, avec une ligne de total à 100 %.
Ajoutez maintenant un pôle fictif Logistique de 100 heures dans la source, puis actualisez : le total passe à 1 100 heures et les pourcentages se réajustent sans qu'aucune formule ne soit à recopier. Même test avec un filtre sur une seule semaine, la base du 100 % suit le contenu affiché. Pour aller plus loin, imbriquez Mission sous Pôle et passez le champ de pourcentage en % du total parent : vous ne montrez plus le poids d'un pôle dans le festival, mais la décomposition interne de chaque pôle.
Erreurs fréquentes et correction
Trois causes sont faciles à vérifier quand une part paraît douteuse : un calcul figé hors du croisé, une source mal typée, ou un arrondi trop agressif. Le tableau ci-dessous relie chaque symptôme au geste de correction.
Une précision sur le renommage : si Excel refuse le libellé saisi, ajoutez un mot pour le distinguer du nom du champ source, par exemple Part du total.
| Situation | Erreur fréquente | Action |
|---|---|---|
| Les parts ne bougent plus après une actualisation | Pourcentages collés en valeurs dans une autre zone | Repartir du champ dupliqué et laisser le croisé recalculer |
| La colonne de parts se décale quand un pôle apparaît | Formules écrites à droite du croisé dynamique | Supprimer ces formules et appliquer Afficher les valeurs sous |
| Le cumul des parts affiche 99 % ou 101 % | Pourcentages arrondis à l'unité puis additionnés à la main | Augmenter les décimales et se fier à la ligne de total du croisé |
| Un pôle semble sous-évalué | Heures saisies avec un h ou un espace, donc en texte | Corriger la source en nombres, puis actualiser le croisé |
| Le total général a disparu | Affichage des totaux désactivé dans les options du croisé | Réactiver les totaux généraux avant de lire les parts |
Questions fréquentes
Faut-il garder la colonne des heures à côté des pourcentages ?
Ce n'est pas obligatoire : si seule la répartition compte, posez le champ une seule fois et changez son affichage. Garder les deux sert quand le lecteur veut à la fois le volume et la part.
Comment renommer un champ nommé Somme de Heures2 ?
Tapez le libellé souhaité dans la cellule d'en-tête du croisé, ou saisissez un nom personnalisé dans les paramètres du champ de valeur. Si le nom est refusé, ajoutez un mot pour le distinguer du champ source.
Les parts se recalculent-elles quand je filtre le tableau ?
Oui : la base du 100 % correspond à ce que le croisé affiche après filtrage. Vérifiez donc quels filtres et quels segments sont actifs avant de commenter des parts.
Que se passe-t-il si j'ajoute des saisies dans la source ?
Un croisé dynamique ne voit pas les nouvelles lignes avant une actualisation. Si la source est mise en forme de tableau structuré, la plage s'étend d'elle-même ; sinon, corrigez aussi la plage de données du croisé.
Repères et limites
Les intitulés de menus et la liste des options de pourcentage varient selon la version d'Excel et selon l'usage dans le navigateur : vérifiez le libellé affiché sur votre poste. Les heures, pôles et noms cités sont inventés pour l'exercice et ne décrivent aucune structure réelle. L'article s'arrête à l'affichage des valeurs du croisé dynamique et n'aborde ni les champs calculés, ni les modèles de données multi-tables.
Sources et ressources
- Microsoft Support — Afficher des calculs différents dans les champs de valeurs d'un tableau croisé dynamique
- Microsoft Support — Créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données de feuille de calcul
- Microsoft Support — Modifier la fonction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ dans un rapport de tableau croisé dynamique
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